Wie zijn wij?
xYnta Hosting B.V. is een Nederlandse hostingprovider, gevestigd aan de Kapitein Luidingaflat 26, 3333 CM Zwijndrecht, Nederland. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64691675.
xYnta Hosting B.V. is verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Wij hebben geen aangestelde Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). Voor vragen over privacy en gegevensbescherming kunt u contact met ons opnemen via info@xynta.nl.
Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze diensten en gaan daar zorgvuldig mee om. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend op basis van één of meer van de volgende juridische grondslagen uit de AVG:
- Uitvoering van een overeenkomst — de verwerking is noodzakelijk om de door u bestelde dienst te kunnen leveren.
- Wettelijke verplichting — wij zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld op grond van de fiscale bewaarplicht.
- Gerechtvaardigd belang — de verwerking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van ons of een derde, mits uw belangen niet zwaarder wegen. Dit geldt bijvoorbeeld voor het voorkomen van misbruik en fraude.
- Toestemming — u heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor een specifieke verwerking, zoals het ontvangen van onze nieuwsbrief. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
Per verwerkingsdoel geven wij hieronder aan welke grondslag van toepassing is.
Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Afhandeling van bestellingen en dienstverlening
Wanneer u een product of dienst bij ons bestelt, verwerken wij uw persoonsgegevens om de bestelling correct af te kunnen handelen en de dienst te kunnen leveren. Het gaat om de volgende gegevens:
- Voor- en achternaam
- Adresgegevens (NAW)
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Facturatieadres (indien afwijkend)
- IP-adres (op het moment van bestelling)
- Betaalgegevens — afhankelijk van de door u gekozen betaalmethode (zie ook het onderdeel Betalingsverwerking)
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
Bewaartermijn: wij bewaren order- en factuurgegevens gedurende zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de transactie heeft plaatsgevonden. Dit is de wettelijk voorgeschreven fiscale bewaarplicht.
Klantaccount en klantenportaal
Om gebruik te kunnen maken van ons klantenportaal (Mijn xYnta) heeft u een klantaccount nodig. Bij het aanmaken van een account verwerken wij:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Adresgegevens
- IP-adres (bij registratie en inlogmomenten)
Via het klantenportaal kunt u uw gegevens beheren, diensten bekijken en wijzigen, lopende abonnementen opzeggen, ondersteuningsverzoeken indienen en bestellingen plaatsen. Wij leggen acties vast die u uitvoert in het portaal, zodat wij kunnen aantonen wat er is gebeurd bij eventuele geschillen.
Ons klantenportaal maakt gebruik van functionele cookies en sessiedata die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van het portaal, de winkelwagen en het inlogproces. Deze gegevens worden niet gedeeld met derden en worden uitsluitend gebruikt voor dit doel. Zie ook onze cookieverklaring.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn: wij bewaren uw accountgegevens tot zes maanden nadat al uw actieve abonnementen zijn beëindigd. Heeft u een account aangemaakt maar geen dienst afgenomen, dan verwijderen wij uw account en de bijbehorende gegevens automatisch zes maanden na de aanmaakdatum. U kunt ook zelf eerder verwijdering aanvragen.
Contactformulieren en overige formulieren
Onze website bevat meerdere formulieren, waaronder een contactformulier en aanvraagformulieren voor specifieke diensten. De gegevens die u via een formulier invult, worden uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van uw aanvraag of vraag. Het gaat doorgaans om naam, e-mailadres en de door u verstrekte inhoud van uw bericht.
Wij slaan ook uw IP-adres op bij het indienen van een formulier. Dit doen wij om misbruik en spam te voorkomen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang (misbruikpreventie en adequate afhandeling van uw aanvraag).
Bewaartermijn: wij bewaren deze gegevens tot zes maanden na afhandeling van uw aanvraag of vraag.
Nieuwsbrief
Met uw uitdrukkelijke toestemming kunt u zich via ons klantenportaal aanmelden voor onze nieuwsbrief. Hierin informeren wij u over nieuws, tips en updates met betrekking tot onze diensten. De nieuwsbrief wordt uitsluitend via onze eigen systemen verzonden — wij maken hiervoor geen gebruik van externe nieuwsbriefdiensten.
Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. U kunt zich ook direct via ons klantenportaal afmelden. Na afmelding verwijderen wij uw e-mailadres direct van de verzendlijst.
Grondslag: toestemming. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken zonder opgaaf van reden.
Bewaartermijn: uw e-mailadres blijft op de verzendlijst tot u zich afmeldt of toestemming intrekt.
Betalingsverwerking
Voor de verwerking van betalingen maken wij gebruik van Mollie B.V. als betaaldienstverlener. Via Mollie bieden wij onder andere de volgende betaalmethoden aan: iDEAL, creditcard, PayPal, SEPA-overboeking en SEPA-incasso.
De betaalgegevens die u invoert worden rechtstreeks verwerkt door Mollie en zijn daarmee onderworpen aan het privacybeleid van Mollie. Wij ontvangen van Mollie uitsluitend een bevestiging van de betaling en een transactiereferentie. Wij slaan geen volledige betaalkaartgegevens op in onze eigen systemen.
Bij betaling via PayPal is het aan uw PayPal-account gekoppelde e-mailadres zichtbaar voor ons als bevestiging van de betaler. Voor meer informatie over de verwerking door Mollie en PayPal verwijzen wij u naar hun respectieve privacyverklaringen.
Bij betaling via automatische incasso verwerken wij uw IBAN-nummer en rekeninghoudersnaam. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de incasso-opdracht en worden bewaard zolang de incassomachtiging actief is.
Cookies en webanalyse
Functionele cookies
Onze website en ons klantenportaal maken gebruik van functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, waaronder sessie-afhandeling, het bijhouden van uw winkelwagen en het ingelogd blijven in het portaal. Functionele cookies worden niet gebruikt voor tracking of marketingdoeleinden en vereisen geen toestemming. Ze zijn doorgaans gekoppeld aan uw browsersessie en worden niet gedeeld met derden.
Webanalyse — Matomo
Wij maken gebruik van Matomo, een open-source webanalysesoftware die wij zelf hosten op onze eigen servers in Nederland. Matomo registreert geanonimiseerde bezoekersgegevens zoals paginabezoeken, gebruikte browser en apparaat, en herkomst van het bezoek. Uw IP-adres wordt geanonimiseerd voordat het wordt opgeslagen — wij slaan nooit een volledig IP-adres op.
Omdat Matomo volledig op onze eigen infrastructuur draait, geen gegevens naar derden worden verzonden en er geen volledig IP-adres wordt opgeslagen, is de impact op uw privacy minimaal. Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij inzicht in het gebruik van onze website om onze dienstverlening te verbeteren. Dit belang weegt naar ons oordeel niet op tegen uw privacybelangen, mede gezien de vergaande geanonimisering. Via onze cookiepopup kunt u het gebruik van analytische cookies desondanks uitschakelen.
Chat — Crisp
Op onze website is een chatwidget beschikbaar waarmee u direct contact met ons kunt opnemen. Deze widget wordt geleverd door Crisp IM SAS, gevestigd in Rouen, Frankrijk. Crisp garandeert dat alle gegevens binnen de Europese Unie worden opgeslagen en verwerkt. Crisp is een door ons ingeschakelde verwerker waarmee wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten.
Als u de chatwidget gebruikt, worden uw berichten en het aan uw sessie gekoppelde IP-adres verwerkt door Crisp. Als u uw naam of e-mailadres invult in de chat, worden die gegevens eveneens opgeslagen. De chatwidget is te allen tijde uitschakelbaar via onze cookiepopup. Als u de chatcookies uitschakelt, ontvangt u een melding dat de chatfunctie niet beschikbaar is vanwege uw cookievoorkeuren.
Grondslag: toestemming (via cookiepopup).
Geen trackingcookies of social media knoppen met tracking
Wij gebruiken geen trackingcookies of advertentiecookies. Onze website bevat links naar onze sociale media-kanalen, maar uitsluitend als reguliere HTML-links zonder ingebedde trackingcode of social media-widgets. Er worden via deze links geen gegevens verzameld door sociale media-platforms.
Formulierbeveiliging — hCaptcha
Ter bescherming van onze formulieren tegen spam en geautomatiseerd misbruik maken wij gebruik van hCaptcha, een dienst van Intuition Machines, Inc., gevestigd in de Verenigde Staten. Bij het gebruik van een formulier op onze website verwerkt hCaptcha aanvullende gegevens — waaronder uw IP-adres en interactiegegevens zoals muisbewegingen — om te beoordelen of er sprake is van een echte gebruiker. Deze gegevens worden verwerkt door hCaptcha conform hun eigen privacybeleid en servicevoorwaarden, en kunnen worden overgedragen naar de Verenigde Staten.
Door gebruik te maken van een formulier op onze website stemt u in met deze verwerking door hCaptcha. Bij elk formulier informeren wij u hierover met de volgende melding:
Dit formulier is beveiligd met hCaptcha. Door het formulier te gebruiken gaat u akkoord met de privacyverklaring en voorwaarden van hCaptcha.
Grondslag: toestemming (via de melding bij het formulier). Voor meer informatie verwijzen wij u naar het privacybeleid van hCaptcha.
Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen de beveiliging van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik. Onze maatregelen omvatten onder meer:
- Toegang tot persoonsgegevens is beveiligd met unieke gebruikersnamen, sterke wachtwoorden en aanvullende verificatie.
- Medewerkers kunnen uitsluitend vanaf vooraf goedgekeurde IP-adressen toegang verkrijgen tot systemen met persoonsgegevens.
- Alle communicatie tussen uw browser en onze website en ons klantenportaal verloopt via een versleutelde SSL/TLS-verbinding.
- Toegang tot persoonsgegevens wordt bijgehouden in gedetailleerde logbestanden die regelmatig worden gecontroleerd.
- Wij treffen aanvullende technische en organisatorische maatregelen die wij om veiligheidsredenen niet nader specificeren.
Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, zijn wij wettelijk verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien van toepassing, bij u persoonlijk. Wij bewaken onze systemen actief om dergelijke incidenten tijdig te detecteren.
Verstrekking aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om een passend beschermingsniveau te waarborgen. Relevante verwerkers zijn onder meer:
- Mollie B.V. — betalingsverwerking
- Crisp IM SAS — chatdienst (gegevens blijven binnen de EU)
- Intuition Machines, Inc. (hCaptcha) — formulierbeveiliging
In incidentele gevallen kan het noodzakelijk zijn uw gegevens te delen met directe leveranciers of andere partijen die betrokken zijn bij de levering van een specifieke dienst. Dit doen wij uitsluitend voor zover noodzakelijk en onder vergelijkbare vertrouwelijkheidsverplichtingen.
Alle verwerkers die wij inschakelen, verwerken persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) of bieden waarborgen die een gelijkwaardig beschermingsniveau garanderen.
Minderjarigen
Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 18 jaar. Wij vragen geen geboortedatum bij registratie en kunnen de leeftijd van gebruikers niet actief verifiëren. Wij gaan er bij het aanmaken van een account van uit dat de gebruiker meerderjarig is of handelt met toestemming van een ouder of wettelijk voogd.
Als u vermoedt dat een minderjarige zonder toestemming een account heeft aangemaakt, verzoeken wij u contact met ons op te nemen via info@xynta.nl. Wij zullen het account en de bijbehorende gegevens dan zo snel mogelijk verwijderen.
Uw rechten onder de AVG
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage — u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie — u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing — u kunt verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij deze op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking — in bepaalde situaties kunt u verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid — u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar — u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op gerechtvaardigd belang.
- Recht op intrekking van toestemming — als een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.
Om een verzoek in te dienen, neemt u contact met ons op via info@xynta.nl. Om te voorkomen dat wij gegevens van de verkeerde persoon wijzigen of verwijderen, vragen wij u zich te identificeren. Dit kan door te e-mailen vanaf het bij ons bekende e-mailadres, uw supportcode te vermelden of een verzoek in te dienen via een ticket in ons klantenportaal.
Wij streven ernaar uw verzoek binnen vier weken te beantwoorden. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd — wij informeren u hierover tijdig.
Klacht indienen
Als u van mening bent dat wij niet correct omgaan met uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. Als wij er samen niet uitkomen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de bevoegde toezichthouder in Nederland. Meer informatie over het indienen van een klacht vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in onze dienstverlening, wetgeving of de technische middelen die wij inzetten. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij vermelden bij iedere nieuwe versie de datum van de laatste wijziging.
Bij ingrijpende wijzigingen die van wezenlijk belang zijn voor de manier waarop wij uw gegevens verwerken, stellen wij u hiervan op de hoogte via e-mail of een melding in het klantenportaal.
Contactgegevens
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:
- xYnta Hosting B.V.
- Kapitein Luidingaflat 26
- 3333 CM Zwijndrecht
- Nederland
- E-mail: info@xynta.nl
- Telefoon: 085 400 6666
- KvK-nummer: 64691675